Uma empresa pode ter o melhor produto do mundo e mesmo assim não ter sucesso. O departamento administrativo e financeiro é parte da estrutura de qualquer empresa e, apesar de não ser uma das suas áreas core, é fundamental para a sua sustentabilidade, controlo, eficiência e eficácia. É uma peça essencial para garantir a fluidez das relações com fornecedores e clientes, assim como assegurar uma gestão adequada dos recursos da empresa.
Agora imagine um desafio para esta área de uma empresa: receber e processar mais de dez mil faturas de fornecedores por dia, o que representa mais de três milhões de faturas por ano. Um pesadelo, certo? Essa era a realidade da área de retalho da Sonae, uma multinacional que gere um portefólio diversificado de negócios nas áreas de retalho, serviços financeiros, tecnologia, centros comerciais e telecomunicações.
Estava em causa uma tarefa gigantesca de gestão de informação e documentos e o grupo decidiu avançar para uma estratégia de implementação de faturação eletrónica e desmaterialização do papel recebido de fornecedores. O objetivo era encontrar uma solução que facilitasse a implementação junto dos parceiros de negócio e que permitisse melhorar os processos de compra, reduzindo o extravio e o tempo médio de receção de documentos. Procuravam uma solução que promovesse também o registo e conferência automática de faturas, aumentando substancialmente a fluidez dos processos, reduzindo erros, tempo de processamento e que permitisse libertar recursos para atividades core.
A decisão da Sonae foi a de optar pela solução da Saphety.
Nuno Guerreiro, Head of Business Administrative Processes na Sonae, explica que não só o SaphetyDoc foi considerado a melhor solução tecnológica do mercado, com certificação e arquivo eletrónico 24h/7, como a Saphety conseguiu apresentar a proposta que melhor respondia aos desafios e necessidades da Sonae.
A Saphety disponibiliza uma plataforma transparente que permite interligar a Sonae com todos os seus parceiros de negócio, centralizando o fluxo e arquivo de documentos eletrónicos e que, simultaneamente, cumpre com todos os requisitos legais e fiscais.
“Encontrámos no SaphetyDoc a solução de mercado mais completa e inovadora para a desmaterialização de faturas de fornecedores.”
Esta foi a proposta que melhor se ajustava, não só à quantidade de documentos recebidos pela Sonae (mais de três milhões por ano), mas também à complexidade do negócio em causa: mais de mil lojas em Portugal e Espanha, cerca de 22 mil fornecedores e mais de 3,5 milhões de ordens de compra emitidas anualmente.
Do desafio à realidade
Tendo em conta a dimensão do desafio, foi definido um plano de implementação faseado e que incluiu uma seleção criteriosa de alguns dos maiores fornecedores da Sonae em termos de fluxos documentais. Com estes, foi iniciado um projeto piloto que decorreu de uma forma fluida e eficaz. De seguida, iniciou-se um processo forte de roll out a todos os restantes fornecedores Sonae.
Para minimizar os impactos da mudança e facilitar a adoção por parte dos fornecedores, a Sonae e a Saphety desenvolveram um conjunto de ações de divulgação interna e externa, das quais se destacam eventos com fornecedores, workshops, newsletters e documentação de suporte, ações essas que tiveram como principal objetivo mostrar as vantagens da faturação eletrónica para todos. Esta solução está muitas vezes centrada apenas nas áreas administrativas e financeiras, mas investir no processo traz benefícios para a empresa como um todo, permitindo que muitas equipas se possam concentrar nas suas atividades core.
Um dos aspectos mais importantes foi o desenvolvimento de uma plataforma interna de gestão documental. Esta ditou a normalização de todos os documentos transacionais que são recebidos na Sonae, independentemente do formato (papel ou eletrónico), garantindo o mesmo formato de dados para integração nos sistemas de destino.
Isto é importante porque permite o encaminhamento para os vários ERPs, consequente análise de conteúdo, criação de cenários (utilizando outras ferramentas de análise), assim como a realização de auditorias e estatísticas.
Como funciona?
Receber faturas com o SaphetyDoc (Contas a Pagar)
Os fornecedores podem escolher de que forma pretendem enviar faturas, dependendo das suas preferências.
Poupança de milhões num processo a três fases
Tudo começou ainda nos anos 90, com a implementação de mensagens eletrónicas com fornecedores, apesar de na época não terem ainda validade legal e fiscal. Posteriormente, a Sonae implementou uma plataforma OCR para desmaterialização de todo o papel recebido de fornecedores, permitindo a entrega de dados e imagens nos diferentes sistemas ERP de destino. E com o enquadramento legal e fiscal dado à fatura eletrónica em 2005, a Sonae foi uma das pioneiras em Portugal na dinamização de faturação eletrónica com fornecedores. Com estas duas ações é hoje possível para a Sonae desmaterializar todos os documentos recebidos de fornecedores, quer sejam emitidos eletronicamente, quer sejam desmaterializados à chegada na plataforma OCR. Com estes passos, garantindo a desmaterialização total de documentos de fornecedores e dado que a Sonae tem uma taxa de implementação de fatura eletrónica com fornecedores de 82% (98% no fluxo de mercadorias), estimam-se poupanças anuais de cerca de €18 milhões.
Mas a Sonae queria mais e avançou também para um novo patamar de otimização dos seus processos: automatizar o processo de conferência das faturas. Trata-se de um processo crítico e que envolve as áreas administrativa e financeira, operacional, logística e comercial, com forte impacto também nos fornecedores. Manter um processo fluido, controlado e com pouca intervenção humana é fundamental. Os resultados não demoraram a provar que a aposta foi acertada: diminuição substancial do tempo médio de aprovação de faturas (para 1,2 dias) e consequente redução dos atrasos em pagamentos a fornecedores.
E o verdadeiro potencial da fatura eletrónica está na utilização de sistemas e processos end to end, ou seja, com todas as entidades a optarem pela desmaterialização do papel e adoção da fatura eletrónica. O que se traduz na automatização do envio, receção e conferência de faturas. Os resultados obtidos foram mais do que apenas “algumas” poupanças de milhões de euros. Mais do que isso.
Como refere Nuno Guerreiro, todo o processo de faturação ficou mais transparente e, melhor ainda, sem intervenção humana. “A receção automatizada, validação, registo e conferência e faturas tornou-se um processo mais eficiente”, constata o Head of Business Administrative Processes na Sonae.
Mas a vontade de fazer melhor continua na Sonae. A estratégia está definida e agora a Sonae pode aumentar ainda mais os seus indicadores de eficiência.
O desafio já para 2017 é promover a implementação a 100% de fatura eletrónica com fornecedores. Cenário que irá permitir atingir níveis de registo e aprovação automática de faturas (sem intervenção humana) de 95%.
