Faturação Eletrónica com a Administração Pública

Qual o enquadramento legal da Faturação Eletrónica?

Com a publicação do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro (alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril), foi definido o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos. O calendário de adoção foi estabelecido de acordo com a dimensão e natureza das Entidades Públicas e Operadores Económicos que devem ser incorporados no novo sistema de faturação.

Adicionalmente, com a publicação do Decreto-Lei n.º 54/2023, de 14 de julho, os prazos para a obrigatoriedade da faturação eletrónica são os seguintes:

– aplica-se às grandes empresas desde o dia 1 de janeiro de 2021,

– às pequenas e médias empresas desde 1 de janeiro de 2025,

– e microempresasa desde 1 de janeiro de 2025.

Para que serve a Faturação Eletrónica?

De acordo com o enquadramento legal, a implementação da faturação eletrónica assume-se como um verdadeiro programa de transformação digital, processual e funcional, assente na normalização, otimização e automatização processual do ciclo da despesa e do ciclo da receita, promovendo a agilização e desmaterialização do relacionamento existente entre as entidades públicas, e destas com os agentes económicos privados, reduzindo os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação e garantindo maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo.

Qual o impacto da Faturação Eletrónica para as Entidades Públicas?

As Entidades Públicas são obrigadas a implementar o processo de Faturação Eletrónica, por forma a poderem receber e processar faturas eletrónicas, tendo definidos dois prazos legais de implementação, de acordo com a natureza de cada Entidade.

Qual o impacto da Faturação Eletrónica para os Operadores Económicos?

É obrigatória a adoção da faturação eletrónica por parte dos fornecedores de entidades públicas no âmbito de contratos públicos. As empresas terão de preparar os seus sistemas para emitir faturas eletrónicas, para qualquer entidade pública, até à data limite estipulada pela lei de acordo com a dimensão e volume de faturação da empresa.

Que alternativas de adopção tem disponíveis (implementação do processo de Faturação Eletrónica)?

Rede de parceiros
Dependendo da dimensão da empresa, existem diferentes alternativas.
Através dos nossos Parceiros de Negócio e Integradores que fornecem soluções de faturação eletrónica “chave na mão”, integradas no seu ERP, esta adopção poderá ocorrer de forma praticamente imediata. Para além do envio de faturas eletrónicas (para clientes do Setor Público e Privado), existe de forma complementar a opção de envio de faturas em PDF para os clientes do setor privado que ainda não estejam preparados para um processo integrado.

Solução online
Permite a adopção de uma solução de faturação eletrónica em menos de 1 dia útil. Direccionada a emissores de um baixo volume de faturas, como seja o caso por exemplo de empresários em nome individual, ou nos casos em que o software de faturação não esteja ainda abrangido pela nossa rede de parceiros, estão disponíveis planos de subscrição mensal sem fidelização, adequados à realidade de cada empresa.

Projeto à medida
Adicionamente poderá consultar a Saphety para avaliação de projetos à medida, com gestão de projecto e desenho da solução adequada à realidade de cada empresa, incluindo mecanismos de mapeamento de faturas, enriquecimento de dados e validação das regras de negócio.
Este último cenário coloca-se sobretudo em contextos de projetos EDI (Electronic Data Interchange), envolvendo mensagens de negócio complementares à fatura, tais como o Pedido de Compra ou a Guia de Remessa.

Quais são as várias fases de implementação de projeto no caso das Entidades Públicas? 

Etapas a realizar pela Entidade Pública e/ou pelo seu parceiro tecnológico (ERP/Sistema Financeiro), de acordo com a Diretiva 2014/55/EU:

– Análise da Fatura Eletrónica de acordo com a diretiva (dados, semântica e regras definidas pela diretiva para a Faturação Eletrónica na Administração Pública) – podendo a Saphety ajudar neste processo;

– Levantamento de requisitos do ERP para integração de faturas de acordo com a diretiva – devendo ficar claro que ‘integração’ não pressupõe todo o processo de validação, conferência e contabilização dos documentos, ou seja, a integração deve ser equiparada à introdução/transcrição manual do documento em papel no sistema (equivalente ao trabalho de um utilizador a introduzir no sistema ERP o documento recebido em papel).

– Levantamento dos processos internos atuais da Entidade Pública para tratamento de faturas, em toda a cadeia, ou seja, desde a receção da carta, até ao pagamento, rejeição, pedido de crédito, etc.);

– Identificação de todos os stakeholders da Entidade Pública no processo de tratamento de faturas;

– Analise dos processos atuais afetos pelo tratamento de uma fatura eletrónica;

– Definição de novos processos de tratamento (integração) da fatura eletrónica;

– Especificação dos requisitos do ERP para integração da Faturação Eletrónica de acordo com os processos definidos pela Entidade Pública;

– Desenvolvimentos e integração de sistemas;

– Testes, Go-live, Rollout de Fornecedores.

Quais são as várias fases de implementação de projeto no caso dos Operadores Económicos? 

Etapas a realizar pela Operador Económico e/ou pelo seu parceiro tecnológico (ERP/Sistema Financeiro):

– Análise da estrutura da Fatura Eletrónica de acordo com o manual de Faturação Eletrónica fornecido pela Entidade Pública;

– Levantamento de requisitos do ERP para envio por integração dos dados das faturas;

– Definição de novos processos de envio integrado da fatura eletrónica;

– Desenvolvimento e integração do ERP do Operador Económico com a Saphety (no caso de sistemas com os quais a Saphety não tenha ainda uma parceria);

– Testes, Go-live, Adição de novos Clientes no processo de EDI/faturação eletrónica.

Qual é a experiência da Saphety na implementação de projetos de EDI e Faturação Eletrónica? 

Temos mais de 20 anos de experiência na implementação de projetos de Faturação Eletrónica e EDI em entidades públicas (Administração Pública, Central e Local, e Institutos Públicos de administração direta do Estado) e privadas (empresas de todos os setores de atividade).

Como posso esclarecer dúvidas e/ou dar início à implementação do processo de Faturação Eletrónica na minha empresa/entidade?

Somos uma equipa experiente e disponível para o ajudar, fale connosco.