O papel do EDI nas empresas e como funciona
A constante e cada vez mais rápida evolução da economia e da sociedade, sobretudo desde o início do século, tem obrigado as empresas a manterem-se competitivas a vários níveis, desde logo na sua capacidade de inovação e na forma como conseguem automatizar os seus processos e tornar as suas operações mais eficientes.
Uma das soluções fundamentais para a automação das empresas é o troca eletrónica de dados, também conhecida como EDI (Electronic Data Interchange), que ao longo das últimas décadas tem sido uma tecnologia essencial em várias indústrias, invariavelmente impulsionada pelas maiores organizações, lideres de mercado e respetivos parceiros, nomeadamente em operações dependentes de cadeias logísticas complexas, suportando milhões de transações diárias.
Mas o que é afinal o EDI?
Ora, o EDI é um sistema que permite a troca eletrónica de dados comerciais e de negócio entre empresas, de forma standartizada e automatizada.
O EDI substitui a necessidade de documentação física, como é o caso dos pedidos de compra, guias de remessa e de transporte, faturas e outros documentos financeiros, por mensagens estruturadas que são enviadas eletronicamente e de forma totalmente integrada.
Estas mensagens obecedem a um conjunto de standards estabelecidos, garantindo assim a interoperabilidade entre os sistemas de gestão das empresas envolvidas.
O EDI suporta portanto um processo de troca de mensagens entre os sistemas de diferentes parceiros comerciais, normalmente facilitado por um Parceiro EDI, sendo que tipicamente envolve os seguintes passos:
- Preparação dos dados: as informações comerciais são estruturadas de acordo com os dados obrigatórios (legais) e aqueles que sejam exigidos pelo setor/indústria/parceiros, inseridos a partir do sistema de origem;
- Envio para o parceiro EDI: envio de acordo com o formato/standard e mecanismo de comunicação (i.e. API) pré-estabelecidos;
- Validação e controlo de qualidade: o Parceiro EDI valida a estrutura sintática e semântica dos dados em função dos requisitos legais e de negócio aplicáveis;
- Tradução ou Mapeamento: os dados são traduzidos/mapeados de acordo com os standardsde mensagens previamente estabelecidos para que sejam reconhecidos e integrados pelo sistema de destino;
- Transmissão: as mensagens são enviadas pelo Parceiro EDI eletronicamente para o parceiro comercial através de uma rede segura.
- Recebimento e processamento: o parceiro comercial recebe a mensagem, validando a sua estrutura e dados nela contidos, integrando e processando os mesmos no seu sistema de gestão, de forma automatizada;.
- Confirmação: o parceiro comercial envia uma confirmação de recebimento e processamento da mensagem.
A utilização do EDI na troca de mensagens entre empresas apresenta diversas vantagens, entre as quais:
- Redução de erros: o EDI elimina a necessidade da inserção manual de dados, reduzindo os erros associados à sua digitação;
- Agilidade e eficiência: a automação do processo de troca de informações acelera as transações comerciais e reduz o tempo de processamento;
- Redução de custos: a eliminação de documentos físicos reduz os custos associados ao tratamento de papel, nos processos de emissão e receção;
- Melhoria nos dados de inventário: o EDI facilita a monitorização em tempo real dos produtos e stocks, permitindo a sua melhor gestão e planeamento;
- Fortalecimento de parcerias: a utilização do EDI promove uma colaboração mais estreita e eficiente entre as empresas, fortalecendo as relações comerciais.
Sem prejuízo das vantagens apresentadas será sempre importante ter em mente os principais desafios do EDI, nomedamente o investimento necessário para adaptação dos sistemas existentes. Por esse motivo é importante consultar um operador EDI tendo em vista assegurar processos de implementação mais facilitados, não apenas de acordo com os atuais requisitos legais e de negócio, mas também tendo em vista as relações com parceiros em qualquer parte do mundo.
Em conclusão, o EDI desempenha um papel fundamental na otimização dos processos comerciais das empresas, criando uma maior eficiência e colaboração entre negócios. Apesar dos desafios iniciais e técnicos, os benefícios proporcionados pelo EDI tendem a compensar o investimento, graças às vantagens competitivas e melhorias operacionais associadas.
Com a cada vez mais rápida evolução tecnológica a que assistimos, o EDI ocupará necessariamente um lugar cada vez mais central no ecosistema empresarial moderno, alavancado não apenas pelas maiores organizações e líderes de mercado mas, em muitos casos, pelos governos de cada país, que vêem esta tecnologia como um pilar essencial à transparência das transações comerciais e financeiras.
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