A Saphety realiza, durante o ano de 2021, um ciclo de webinars dedicados à faturação eletrónica em diferentes indústrias, em parceria com a IDC e com a presença de operadores de referência nos vários setores de atividade, desde o retalho ao healthcare, à administração pública, passando pela banca, seguros e utilities.
O webinar referente ao setor da saúde, visou também partilhar experiências e discutir os principais desafios da transformação digital, assim como a importância da faturação eletrónica ao longo do tempo, mas, principalmente, qual o seu papel no futuro.
Foram analisados os principais desafios e o impacto de fatores como o enquadramento legal, o contexto pandémico em que vivemos ou a consequente aceleração da adoção de processos digitais de negócio, perante a realidade de negócio e cultura de cada setor.
O primeiro webinar do ciclo Saphety Talks, realizado em 24 de março de 2021, foi dedicado ao setor de healthcare. Foram entrevistados representantes de algumas das organizações de referência, numa área que, nos últimos cinco anos, assistiu à implementação de inúmeras soluções globais de EDI e faturação eletrónica. Esta revolução envolveu mais de cem hospitais, cerca de trinta centros hospitalares e mais de cinquenta fornecedores e transformou, num curto espaço de tempo, a forma como estas empresas e entidades se relacionam entre si.
Para além da faturação, o processo inclui também, geralmente, a desmaterialização das encomendas, guias de remessa e a necessidade de sincronização de códigos de produtos e controlo da receção de bens, por parte das entidades compradoras. São projetos considerados determinantes na estratégia global do Estado para a redução de custos das entidades públicas e o controlo da despesa pública.
A primeira convidada foi Maria de Lurdes Teodósio, Diretora Financeira do Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental, que integra os hospitais Egas Moniz, São Francisco Xavier e Santa Cruz. Para além da prestação direta de cuidados de saúde, o Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental desenvolve ainda atividades complementares como o ensino, a investigação e a formação, submetendo-se à regulamentação de âmbito nacional que rege a matéria destes processos.
O setor da saúde é extremamente complexo e, dadas as circunstâncias, é um dos setores de que mais se fala na atualidade. É também um setor muito conhecido pela complexidade dos seus processos, nomeadamente no que respeita à faturação. Esta envolve uma abundância de papel, fazendo com que haja uma necessidade de integrar e digitalizar esses dados manualmente, com todos os custos que isso implica.
Questionada sobre qual a experiência do Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental e qual o volume de faturação por ano, a entrevistada respondeu que se tratava de um número muito elevado de documentos, diariamente. Têm uma média de registos de documentos (englobando faturas e notas de crédito), de cerca de 70 000 a 70 500 documentos por ano, o que representa muito papel. Todo o manuseamento desta informação, dado que esta não se restringe apenas ao serviço financeiro, mas a todos os outros serviços do hospital, torna todo este processo ainda mais complexo, tendo em conta que o Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental é composto por três hospitais.
No entanto, há que simplificar e o mais importante é começar. Este Centro Hospitalar foi um dos pioneiros na implementação do processo de faturação eletrónica, começando a trabalhar com a Saphety em 2015/2016. Trata-se de um processo gradual, que implica a articulação entre os vários serviços e departamentos da unidade, não só ao nível interno, mas também externo, com todos os restantes parceiros.
O Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental integra três hospitais, conta com cerca de 1200 fornecedores e cada um destes tem também o seu fornecedor de EDI, trabalhando com os 80 ou 90 hospitais do Sistema Nacional de Saúde.
O desafio foi a mudança do paradigma, de mentalidades e acreditar no projeto. Com confiança neste, tudo se conseguiu, apesar de um elevado número de parceiros, de toda a complexidade e diversidade de documentos, da existência de diferentes aplicações informáticas — cada uma com as suas especificidades e requisitos muito próprios — da extensão das formas de faturar, e de todos os fatores que tornaram este processo denso e dispendioso. No entanto, o apoio da Saphety foi fundamental para o sucesso deste projeto, dada toda a sua experiência e know-how.
