Espanha: projeto de regulamento de novos requisitos de faturação

Espanha: projeto de regulamento de novos requisitos de faturação

O Ministério das Finanças espanhol publicou uma lei de resolução que irá – uma vez adotada – estabelecer os requisitos para software e sistemas que suportam os processos de faturação de empresas e profissionais. Esta lei terá um impacto significativo nos processos atuais de emissão de faturas. Isso exigirá a implementação de novos requisitos de conteúdo de fatura, incluindo um código QR, e a geração de registos de cobrança até janeiro de 2024.

O regulamento também pretende adaptar o setor empresarial espanhol, especialmente as PME, microempresas e trabalhadores independentes, às exigências da digitalização. Para isso, considera-se necessário padronizar e modernizar os programas de computador que dão suporte à contabilidade, faturação e gestão de empresas e empreendedores.

 Âmbito do regulamento

O regulamento estabelece os requisitos que qualquer sistema deve atender para garantir a integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos de faturação sem interpolações, omissões ou alterações.

As novas regras estabelecidas no regulamento aplicam-se a:

• Contribuintes sujeitos a IRC, exceto entidades isentas ou parcialmente isentas.
• Contribuintes sujeitos ao Imposto de Renda de Pessoas Físicas (IRPF) que auferem rendimentos de atividades económicas.
• Contribuintes sujeitos ao imposto de renda para não residentes (IRNR) com estabelecimento estável na Espanha.
• Entidades em regime de atribuição de rendimentos que exercem atividades económicas.

As empresas que não se enquadrem nas categorias anteriores não precisam de cumprir, mas as que o fizerem devem garantir que os seus sistemas informáticos estão adaptados a este regulamento a partir de 1 de janeiro de 2024.

Novos requisitos de conteúdo da fatura: ID e códigos QR

As faturas geradas pelos sistemas informáticos ou sistemas e programas eletrónicos que suportam os processos de faturação de empresas e profissionais devem incluir um código de identificação alfanumérico e um código QR, gerados de acordo com as especificações técnicas e funcionais estabelecidas pelo Ministério das Finanças.

Requisitos do sistema de faturação

Os sistemas informáticos que suportam os processos de faturação devem ter a capacidade de:

• Gerar um registo de faturação por cada entrega de bens ou prestação de serviços, simultaneamente ou imediatamente antes da emissão da fatura.
• O sistema informatizado deve ser capaz de enviar todos os registos de faturação gerados à Agência Estatal de Administração Tributária (AEAT) de forma contínua, segura, correta, completa, automática, consecutiva, instantânea e confiável.
• O sistema deve ser dotado de rastreabilidade, verificando a sequência de criação dos dados. Que criará um log de eventos que recolhe todas as operações e incidentes do sistema durante seu uso.
• Os registos criados não podem ser alterados pelo utilizador ou por qualquer meio interno ou externo.
• Os sistemas devem adicionar uma impressão digital ou ‘hash’ aos registos de faturação, de acordo com as especificações e a assinatura eletrónica.

Para atingir estes fins, todos os sistemas informáticos devem certificar que asseguram o compromisso de cumprimento de todos os requisitos estabelecidos neste regulamento através de uma declaração “termo de  responsabilidade”. O Ministério das Finanças estabelecerá o conteúdo mínimo desta declaração posteriormente em nova resolução.

Conteúdo do registo de cobrança e sua transmissão opcional

Os registos de faturação devem obedecer a vários requisitos de conteúdo estabelecidos pelo regulamento.

Os contribuintes que utilizem sistemas informáticos para cumprimento das suas obrigações de faturação podem voluntariamente enviar à AEAT, de forma automática, por via eletrónica, todos os seus registos de faturação gerados pelos sistemas informáticos. A resposta de uma mensagem de aceitação formal da AEAT significará automaticamente que esses registos foram incorporados aos livros de vendas e receitas do contribuinte.

Auditorias de administração fiscal

A AEAT pode comparecer presencialmente onde o sistema informático se encontra ou é utilizado e pode requerer acesso total e imediato ao registo de dados, obtendo, se for caso disso, o nome de utilizador, a palavra-passe e qualquer outra chave de segurança necessária para o acesso total.

A AEAT pode solicitar uma cópia dos registos de faturação, que as empresas podem fornecer em formato eletrónico através de suporte físico ou por meios eletrónicos.

Candidatura à legislação de faturação eletrónica B2B

O regulamento não inclui nenhuma regra específica para o projeto de decreto lei de fatura eletrónica B2B atualmente em discussão no Congresso e aguardando aprovação. No entanto, se a legislação for aprovada, todas as faturas eletrónicas B2B emitidas ao abrigo deste projeto terão de cumprir todas as novas regras estabelecidas neste regulamento.

Próximos passos

Embora este novo regulamento não pareça levar Espanha mais adiante na rota de controlos de transações contínuas (CTC), a proposta tem claras semelhanças com os requisitos de fatura de Portugal.

O projeto de resolução que os estabelece está atualmente aberto para consulta pública até 11 de março de 2022. Uma vez aprovada esta resolução, o Ministério das Finanças publicará as especificações técnicas e funcionais necessárias para cumprir os novos requisitos e a estrutura, conteúdo, detalhe, formato, desenho e características das informações que as empresas devem incluir nos registos de faturação.

O Ministério das Finanças também irá publicar as especificações da política de assinatura e os requisitos que a impressão digital ou ‘hash’ deve atender. Assim que estes detalhes forem publicados, ficará mais claro se Espanha está a seguir o caminho português ou a trilhar o seu próprio caminho.