Com a obrigatoriedade de emissão de faturas eletrónicas para a Administração Pública, as empresas depararam-se com a necessidade de ter os seus ERP adaptados para o fazerem.
Faturação eletrónica: obrigatoriedade ou necessidade?
Esta necessidade tornou-se urgente na rápida resposta do seu prestador de serviços de TI, em particular na preparação do software de faturação para cumprimento das normas estabelecidas para o efeito.
Como se não bastasse, as empresas precisaram de ver esclarecido os porquês e de que formas o deviam fazer, socorrendo-se, em muitos casos, do seu fornecedor habitual de TI. É neste capítulo que os fabricantes de software assumem um papel preponderante, com o objetivo de esclarecer os seus clientes em três dimensões distintas:
- o que é necessário;
- quando é que vai ser necessário;
- e qual a solução que têm.
Estima-se que em Portugal existam mais de 80.000 empresas fornecedoras da Administração Pública
A necessidade das empresas terem o seu software de gestão/faturação (ERP) preparado para responder em conformidade com a legislação ganhou enormes dimensões. A procura de rápidas respostas pelas empresas e pelos fabricantes de software, foi mote para a Saphety criar uma solução que respondesse de forma descomplicada ao mercado.
Em 2020, a Saphety lançou o portal Invoice Network, que se propõe a este objetivo: simplificar e desburocratizar a comunicação e entrega de faturas eletrónicas, independentemente do software de faturação utilizado por cada empresa. Com um simples registo neste portal e a subscrição dos planos de envio de faturas eletrónicas, as empresas estão prontas a comunicar os seus documentos financeiros aos seus clientes. Sem complicações, sem orquestrações técnicas e complexas e com um conceito comercial simples: subscreva apenas o que precisa. Em menos de um ano, o portal Invoice Network passou a contar com vários milhares de empresas utilizadoras da solução.
O novo desafio: integração com o ERP (software de faturação)
O contexto pandémico em que vivemos veio acelerar da adoção da faturação eletrónica entre empresas, alavancada pela crescente exigência de se utilizarem apenas documentos em suporte digital.
A desmaterialização da comunicação de documentos financeiros recorrendo ao envio por email cresceu exponencialmente. Além de ser uma forma legal de o fazer, os custos operacionais das empresas foram reduzidos, traduzindo-se numa poupança efetiva tanto ao nível de recursos, tais como gastos de papel e impressão, como de tempo.
O recurso à colocação de uma assinatura qualificada nas faturas enviadas por email, veio garantir às empresas que os seus documentos são seriam alterados, bem como assegurar que têm valor probatório fiscal. A acrescentar que, a adoção de comunicação de faturas desta forma libertou as empresas do encargo dos arquivos em papel, que em tantas organizações têm uma carga logística gigantesca.
Desde o o início de 2021 que a Saphety conta na sua oferta com as assinaturas qualificadas em faturas PDF.
Com o mesmo conceito comercial, as empresas que já subscreviam os planos de fatura eletrónica, passaram a ter também planos de assinaturas qualificadas, que podem subscrever em função das suas necessidades de envio a cada momento.
Em simultâneo, é lançada uma peça tecnológica para os fabricantes de software ligarem o ERP (software de faturação) dos clientes diretamente à solução Invoice Network, passando o seu cliente a comunicar os seus documentos financeiros através da Saphety, sempre a partir do ambiente do seu ERP, e sem terem de aceder ao portal Invoice Network para o fazer.
Esta ligação, entre o ERP do cliente e a Saphety, veio facilitar a relação comercial desmaterializada e automatizada entre empresas, ao mesmo tempo que valorizaram a oferta dos softwares de faturação em geral, pelo valor acrescentado que passaram a entregar aos seus clientes.
É neste contexto que o papel das parcerias tecnológicas tem especial importância, ao alavancar exponencialmente a massificação da faturação eletrónica e desmaterialização de faturas PDF por email.
- São os parceiros – fabricantes ou distribuidores de uma marca de software – que estabelecem a relação com a Saphety e que nos representam nesta solução junto dos seus clientes.
- São os parceiros que implementam a solução e esclarecem o cliente sobre todo o processo, assumindo um papel determinante e insubstituível na rápida transição digital da faturação – evidenciando-se a importância das parcerias nesta cadeia de valor – que a Saphety reconhece e se compromete em suportar e otimizar de forma continuada.
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