As faturas eletrónicas são já obrigatórias para muitos negócios e vieram para ficar. No entanto, ainda existem dúvidas no que toca a este tipo de faturação. Por exemplo, nem todas as empresas e organizações compreendem a legalidade das faturas em PDF. Ao longo deste artigo, iremos clarificar o assunto para que possa assegurar que a sua empresa está a cumprir todos os requisitos legais.
Nem todas as faturas em PDF são legais
De acordo com as novas normas, nem todas as faturas processadas a computador são legais. O formato digital não lhes confere valor legal necessariamente. Por exemplo, uma fatura em formato .jpg (formato de imagem) não cumpre os requisitos legais.
As faturas precisam de uma assinatura ou selo digital
Após 1 de janeiro de 2021, todas as faturas digitais emitidas têm de obedecer a novas regras, enquadradas no Decreto-Lei n.º 28/2019 de 19 de fevereiro. Agora, para uma fatura em PDF ser legal precisa de ter uma assinatura ou de um selo digital.
O que é uma assinatura digital qualificada?
A assinatura digital comprova, aos olhos da lei, a autenticidade da empresa que emite a fatura e a integridade do seu conteúdo. Essa assinatura é posta sobre a própria fatura em PDF e é emitida por um software de faturação de um parceiro aprovado pela Autoridade Tributária.
De certa forma, a assinatura digital qualificada e a assinatura pessoal de cada cidadão funcionam de maneira semelhante, pois apesar de serem diferentes, ambas comprovam a validade e autenticidade de um documento. A assinatura pessoal é aplicada a documentos (por exemplo, contratos), enquanto que a assinatura qualificada aplica-se à faturação das empresas, de todos os tipos.
A única exceção à regra
A exceção confirma a regra e, atualmente, existe apenas uma exceção prevista na lei. Só as empresas que utilizem o mesmo canal de faturação que os seus clientes podem prescindir da assinatura digital qualificada. É importante realçar que esta exceção só se aplica se o canal de faturação estiver inserido no Acordo Tipo EDI Europeu.
Como conseguir a assinatura digital necessária?
A assinatura digital qualificada tem de ser emitida por um programa de faturação que esteja alinhado com os códigos legais em vigor. Atualmente, tal programa tem de estar certificado pela Autoridade Tributária e cumprir quer o Código do IVA, quer o Decreto-Lei n.º 28/2019.
A Saphety é uma das entidades autorizadas a disponibilizar a função que permite a aplicação de assinaturas digitais qualificadas nas faturas eletrónicas. Quando tiver a assinatura digital qualificada aplicada na sua fatura, ela estará finalmente pronta e legalizada, podendo ser enviada ao seu cliente em formato PDF.
Se ainda não aderiu às novas normas, não deixe o assunto pendente! A nossa equipa de consultores está ao seu dispor para esclarecer quaisquer dúvidas que tenha e para lhe apresentar a melhor solução para o seu negócio.
Planos e Preços para Faturas em PDF
