A faturação eletrónica está a ganhar popularidade a cada dia que passa. Cada vez mais empresas e organizações dos sectores público e privado estão a mudar de faturas em papel para faturas digitais. Isto não é apenas uma moda ou uma coincidência – a faturação eletrónica traz várias vantagens, e a sua implementação pode beneficiar a vários níveis a sua empresa.
1. Acompanhe as práticas comerciais modernas
Em apenas alguns anos, praticamente todos os seus clientes e fornecedores terão mudado para a faturação eletrónica. Isto significa que, em algum momento, terá de se adaptar à faturação sem papel para continuar a fazer negócios com eles. Se o fizer agora, pode apelidar a sua empresa de inovadora e estará atualizada com as melhores práticas comerciais. A obrigatoriedade da faturação eletrónica às entidades públicas torna esta transformação ainda mais urgente e inevitável.
2. Redução de custos
A faturação eletrónica é muito mais barata do que a faturação em papel. Não há necessidade de gastar dinheiro em material de escritório, impressão ou envios. Além disso, não terá de se preocupar em enviar faturas duplicadas dispendiosas aos seus clientes (isto é mais comum do que possa pensar). Com a faturação eletrónica só tem de pagar uma taxa mensal pela plataforma de faturação eletrónica que escolher.
3. Melhorar a organização no departamento de contabilidade
A faturação em papel pode transformar até os melhores departamentos de contabilidade numa confusão. As faturas são mal arquivadas ou perdidas com frequência suficiente para serem um incómodo persistente. Ao mudar para a faturação eletrónica todos os documentos que, eventualmente, necessitará de rever são armazenados de forma eficiente e organizada num computador ou num serviço online (na chamada nuvem ou cloud). Também ao nível da segurança e acessibilidade dos dados as vantagens são evidentes.
4. Aumentar a eficiência
De forma semelhante, criar faturas eletrónicas é mais fácil e leva menos tempo do que processar faturas em papel. Se detetar um erro numa fatura, por exemplo, poderá corrigi-lo imediatamente e guardar a sua fatura atualizada. Não há necessidade de imprimir uma nova fatura e enviá-la novamente ao seu cliente. O erro será corrigido e você poderá focar-se no seu negócio, poupando-lhe tempo e dinheiro.
5. Receba mais rapidamente
As faturas digitais são pagas mais rapidamente do que as faturas em papel, o que pode contribuir prontamente para um (sempre importante) fluxo de caixa do seu negócio. Como os seus clientes recebem as faturas quase instantaneamente quando as envia, eles também podem pagar mais cedo. Os dias em que precisava de contar com os serviços postais (às vezes lentos) já pertencem ao passado! Por outro lado as soluções de financiamento de faturas, associadas à faturação eletrónica, vieram também trazer mais recursos às empresas para gerir a sua situação financeira de forma mais eficiente.
6. Traga conveniência à sua empresa
Com a faturação eletrónica pode guardar todos os seus documentos num único local que permite um acesso fácil em qualquer altura. Também pode verificar o estado dos pagamentos para ter uma melhor noção do fluxo de caixa disponível da sua empresa em cada momento em particular – isso não é possível com faturas em papel. Mesmo as faturas enviadas por PDF, que agora requerem uma assinatura eletrónica qualificada, podem ser enquadradas no mesmo sistema.
7. Adote práticas verdes, amigas do ambiente
Finalmente, se a sua empresa se esforça por adotar práticas mais sustentáveis, a faturação eletrónica é o caminho a seguir. Reduz o uso de papel e tinta de impressora, o que encurta a pegada de carbono da sua empresa e diminui o impacto do seu negócio no meio ambiente.
O futuro é sem papel. A faturação eletrónica tem muitas vantagens em comparação com a faturação tradicional em papel, para além das obrigações legais já em vigor. Fazer a troca pode requerer tempo e, dependendo da solução adequada às suas necessidades, um investimento financeiro no início, mas em pouco tempo acaba por compensar largamente, em termos financeiros e organizacionais.
Saiba mais sobre Faturação Eletrónica
