O futuro da faturação é digital e esse futuro está a aproximar-se rapidamente. Agora é o momento da sua empresa fazer a mudança do papel para a fatura eletrónica. Para isso, primeiro precisa de encontrar a melhor solução de faturação eletrónica para as necessidades e especificidades do seu negócio. De seguida apresentamos sete aspetos chave a ter em conta durante a sua pesquisa.
1. Cumprimento dos requisitos legais
As normas contabilísticas mudam constantemente. Para evitar problemas complicados e dispendiosos precisa de encontrar um fornecedor de faturação eletrónica que acompanhe as mudanças na lei. Procure por fornecedores que tenham sido inspecionados e aprovados pelas autoridades fiscais do seu país.
2. Mecanismos de segurança estáveis
Deve também optar por um fornecedor que possa garantir a segurança das suas informações de faturação dentro do seu sistema. Caso contrário, a informação do seu negócio pode ser adulterada ou roubada. Escolha um fornecedor que tenha certificação ISO 27001, pois este é um forte indicador de que tem mecanismos de segurança estáveis.
3. Boa reputação e portfólio
Não há melhor forma de garantir que o sistema de faturação da sua empresa estará em boas mãos do que escolher um fornecedor de renome e de confiança. Antes de fechar o negócio com uma plataforma de faturação eletrónica pesquise a sua carteira de clientes para ver que com quem lidaram no passado, e com quem trabalham no presente. Se já trabalharam com empresas de renome, é altamente provável que também sejam o parceiro ideal para a sua empresa.
4. Compatibilidade com outras plataformas e formatos
Uma vez que existem múltiplas soluções de faturação eletrónica, alguns dos seus clientes estarão vinculados a outro fornecedor. Assim, deve escolher uma plataforma que lhe permita enviar faturas numa variedade de formatos. Isto permitir-lhe-á continuar a trabalhar de forma integrada com todos os seus clientes e fornecedores. Por exemplo, ter a capacidade de enviar faturas em PDF para clientes fora de sua rede é útil, pois isso economizará uma quantidade significativa de tempo e esforço por parte da sua equipa de contabilidade quando se encontram em fase de faturação.
5. Interface intuitiva
A sua equipa agradecerá se mudar para uma plataforma de faturação eletrónica fácil de entender à partida. Um interface intuitivo, bem desenhado e de fácil utilização ajuda muito.
6. Apoio ao cliente profissional e sempre disponível
Os problemas irão inevitavelmente ocorrer, especialmente no início da sua transição para a faturação eletrónica. Assim, é uma boa ideia trabalhar com um fornecedor que possa garantir a ajuda e o apoio necessários quando precisar. Procure uma solução de faturação eletrónica com serviços de apoio ao cliente claramente definidos e que ofereçam o suporte necessário.
7. Planos que se ajustam às suas necessidades
Os melhores fornecedores de faturação eletrónica oferecem planos que podem ser adaptados às necessidades específicas da sua empresa. Desta forma, obtém uma melhor experiência com a solução de faturação e ao mesmo tempo paga uma quantia apropriada para a sua situação comercial e volume de faturas. Além disso, à medida que a sua empresa evolui e requer diferentes upgrades, o seu plano de faturação eletrónica também pode crescer em paralelo.
Escolher o fornecedor certo para a sua empresa é um passo que requer tempo e pesquisa, mas vale a pena o investimento. Uma vez encontrado o parceiro adequado, o seu negócio pode modernizar-se e prosperar.
