O Decreto-lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, consolidou e atualizou a legislação dispersa relativa às regras de processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, tendo, também, introduzido uma reforma substancial nas regras aplicáveis ao arquivo e conservação dos livros, registos e documentos de suporte da contabilidade. Destacam-se as seguintes alterações:
- Alargamento da obrigação de utilização exclusiva de programas informáticos de faturação previamente certificados pela AT;
- Dispensa de impressão das faturas (” fatura sem papel”) ou da sua transmissão por via eletrónica, desde que reunidas determinadas condições;
- Simplificação no arquivo eletrónico de documentos;
- Informação relativa aos estabelecimentos em que são emitidas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, equipamentos e aplicações informáticas utilizadas para o efeito;
- Inscrição de um código de barras – QR Code – e de um código único de documento nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes.
Base Legal
Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02
Procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os S.P.’s de IVA.
Portaria n.º 126/2019, de 02/05
Procede à alteração da Portaria n.º 2/2015, de 06/01, que define as características e estrutura do ficheiro através do qual deve ser efetuada à Autoridade Tributária e Aduaneira a comunicação dos inventários.
Portaria n.º 144/2019, de 15/05
Termos e condições para o exercício da opção prevista na al. c) do n.º 1 do art. 8.º do D.L. 28/2019, de 15/02, pelos sujeitos passivos que pretendam ficar dispensados da impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica.
Portaria n.º 195/2020, de 13/08
Regulamenta os requisitos de criação do código de barras bidimensional (código QR) e do código único do documento (ATCUD), a que se refere o n.º 3 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
FAQ
Faturação Eletrónica
Q. Emito faturas por via eletrónica. A partir de 31 de dezembro de 2020 apenas posso utilizar, uma assinatura eletrónica qualificada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados «Acordo tipo EDI europeu»? Ou posso utilizar outros métodos?
R. A referência, na lei, a estes procedimentos não impede a utilização de outras tecnologias, desde que assegurem a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas.
Q. Que documentos posso arquivar em formato eletrónico nos termos do DL 28/2019?
R. Faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.
Arquivo Eletrónico
Q. O que se entende por “soma de verificação” nas operações de digitalização e arquivo digital executado por terceiros??
R. Entende-se por soma de verificação (checksum) um código (por exemplo um hash) que permita verificar a integridade das imagens ou grupo de imagens resultantes das operações de digitalização e arquivo eletrónico realizadas por terceiros. O seu recálculo e validação permite aferir se ocorreram ou não modificações e, por conseguinte, se estão ou não corrompidas.
Q. Pretendo utilizar o SAF-T (PT) como índice do arquivo eletrónico dos meus documentos. Posso denominar as respetivas imagens com os critérios que tenho vindo a utilizar?
R. O plano de arquivo é constituído por duas realidades distintas: o ficheiro relativo ao índice (a listagem identificativa dos documentos) e as imagens dos documentos. Utilizando o SAF-T (PT) como índice, as imagens terão que ser guardadas de forma sequencial e ininterrupta, intitulando-as de acordo a al. b) do n.º 3 do art.º 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, ou seja:
- Documentos rececionados e documentos emitidos por meios não informáticos
O índice é constituído pelo SAF-T (PT) relativo à contabilidade e as imagens dos documentos devem ser denominadas de acordo com a «Chave única do movimento contabilístico» da estrutura do SAF-T PT (campo TransactionID) do registo contabilístico a que derem suporte;
- Documentos emitidos por meios informáticos
O índice é constituído pelo SAF-T PT relativo à faturação e as imagens dos documentos devem ser denominadas acordo com «Tipo de documento» ou «Tipo de recibo» e «Identificação única do documento» ou «Identificação única do recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais» da estrutura do SAF-T PT, i.e., binómios compostos pelos campos InvoiceType e InvoiceNo; MovementType e DocumentNumber; WorkType e DocumentNumber; PaymentType, e PaymentRefNo.
Q. No sistema de arquivo digital que efetuo é atribuído um n.º de arquivo próprio de acordo com a estrutura interna implementada no seio da minha organização. O índice encontra-se igualmente organizado por esse n.º de arquivo, o que permite localizar os documentos existentes no arquivo com a mesma eficácia que os critérios mencionados na al. b) do n.º 3 do art.º 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro. Sempre que necessário a Autoridade Tributária e Aduaneira pode solicitar-nos a localização de um documento em particular. Este sistema cumpre os requisitos do arquivo eletrónico?
R. É possível denominar e organizar as imagens dos documentos por um ou mais critérios de acordo com o plano de arquivo implementado, desde que sejam sequenciais e na lista anual organizada sequencialmente, que constitui o índice, se encontrem associados os critérios indicados na al. b) do n.º 3 do art.º 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, i.e.:
- Documentos rececionados e documentos emitidos por meios não informáticos A cada denominação utilizada na imagem de um documento ter-se-á que associar no índice a «Chave única do movimento contabilístico» da estrutura do SAF-T PT (campo TransactionID) do registo contabilístico a que deu suporte;
- Documentos emitidos por meios informáticos A cada denominação utilizada na imagem de um documento ter-se-á que associar no índice o «Tipo de documento» ou «Tipo de recibo» e «Identificação única do documento» ou «Identificação única do recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais» da estrutura do SAF-T PT, i.e., os binómios compostos pelos campos InvoiceType e InvoiceNo; MovementType e DocumentNumber; WorkType e DocumentNumber; PaymentType, e PaymentRefNo.
Q. Para efeitos de realização do arquivo eletrónico dos documentos é possível digitalizá-los após eventuais averbamentos realizados pelos serviços de contabilidade?
R. Ocorrendo o processo de digitalização dos documentos após a sua contabilização, as imagens podem conter eventuais averbamentos realizados posteriormente à sua emissão desde que os mesmos não ponham em causa a legibilidade dos elementos originais que devam exibir.
Especificações técnicas
Especificações técnicas para elaboração do código de barras bidimensional (código QR).
