Quando falamos de saúde e, nomeadamente, de hospitais, qualquer atraso no atendimento dos pacientes pode ser (em casos extremos) fatal. É certo que a fatura eletrónica não tem influência direta na forma como os doentes são atendidos, mas garante que médicos e enfermeiros têm ao seu dispor os recursos necessários. Como? Com o agilizar de todo o workflow operacional, desde a encomenda, logística e pagamento das faturas dos bens consumidos.
A motivação base foi a de otimizar a logística. Conseguir ter os materiais necessários à prática da atividade, no tempo adequado. Foi com base nesta necessidade que o Centro Hospitalar Universitário Lisboa Norte (CHULN) iniciou o seu projeto de adoção da fatura eletrónica. Uma solução que permite não só libertar recursos (humanos e financeiros) como otimizar todo o processo de compras, logístico e de pagamentos. Mais do que apenas aumentar a eficácia e eficiência a adoção da fatura eletrónica permitiu reduzir custos sem que isso colocasse em causa a atividade clínica. E este é o ponto essencial.
Mas se hoje já se vê resultados desta implementação o caminho para chegar até aqui foi cheio de desafios, foi necessário ultrapassar a escassez de recursos humanos, conquistar a adesão dos serviços de apoio e obter o suporte financeiro necessário. Além destes desafios, considero que o maior foi a mudança de mentalidades. Por um lado, conseguir sensibilizar as pessoas sobre o que é o EDI e o seu impacto (explicar que é muito mais do que apenas a digitalização de documentos).
Afinal, se o processo funcionava bem até à altura porquê fazer alterações? Segundo Nuno Loureiro, diretor do serviço de logística e stocks do Centro Hospitalar Universitário Lisboa Norte, um dos maiores obstáculos foi mudar a perceção que alguns Serviços fundamentais tinham do projeto. Fruto do brainstorming interno, assim como, do envolvimento de alguns stakeholders, conseguiu-se um maior envolvimento, por exemplo, do Serviço de Gestão de Compras, essencial para o sucesso do projeto, dado que, é no referido Serviço, que tudo se inicia com a emissão da Nota de Encomenda. Apesar de nesta fase o maior impacto da adoção da fatura eletrónica se repercutir no Serviço de Gestão Financeira.
Quando falamos de compras numa instituição como o CHULN temos de pensar em dois tipos de fornecedores: 1. os dispositivos médicos (e produtos associados) e 2. a indústria farmacêutica. E verificou-se que se a indústria farmacêutica, principalmente as multinacionais, se encontra um passo à frente na adoção de boas práticas de EDI e faturação eletrónica; relativamente aos fabricantes dos dispositivos médicos foi necessário realizar um esforço extra no sentido de comunicar os benefícios e conseguir o compromisso de avançar com a integração por EDI.
Havia ainda um desafio extra que se prendia com o próprio funcionamento do mercado. A inexistência até há pouco tempo de standards da indústria foi colmatado com a transposição da Diretiva 2014/55/EU para o Decreto-Lei n.º 111-B/2017 e que agora sofreu algumas alterações com a publicação do Decreto-Lei n.º 123/2018.
É um facto que o projeto de adoção da fatura eletrónica ainda está numa fase inicial, mas os resultados obtidos já são muito animadores. De tal forma que o CHULN pretende, até ao final do próximo ano, ter um volume de faturas eletrónicas recebidas superior a 58%. Ao nível dos procedimentos, o que começou com uma necessidade especifica (virada maioritariamente para a logística) ganhou importância, com a Administração do CHULN a definir como objetivo ter uma solução única transversal a todo o hospital, ou seja, implementar a fatura eletrónica em todos os departamentos.
Há ainda um outro efeito colateral positivo, o projeto levado a cabo pelo CHULN está a despertar a atenção de outras unidades hospitalares, e verifica-se o aumento da comunicação entre instituições do setor. A partilha de informação é fundamental para a uniformização e modernização administrativa. Algo que, com o EDI e a fatura eletrónica, torna possível verificar uma mudança para melhor.
Wilques Erlacher
Especialista em EDI e faturação eletrónica e business development manager na Saphety
Artigo original publicado na Ntech.news, a 25/02/2019.
