Há 18 anos no mercado, a Saphety, empresa do grupo Sonae, é líder em Faturação Eletrónica mas também em áreas como Contratação Pública eletrónica e EDI (electronic data interchange). Rui Fontoura, CEO da Saphety, explica os benefícios da implementação da faturação eletrónica, assim como todos os desafios que a mesma acarreta. Saiba tudo.
Desde o primeiro dia do ano que fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica. As regras em Portugal, já previstas no Código dos Contratos Públicos, antecipam a imposição de Bruxelas para todos os Estados-Membros.
Já há vários anos que a Saphety começou a implementar faturação eletrónica no setor privado, nomeadamente, na área do retalho, por isso mesmo a Diretiva 2014/55/EU com o prazo estipulado de entrada em vigor a partir do dia 1 de janeiro de 2019, já não é novidade para a empresa que desenhou plataformas como o SaphetyDoc (solução de EDI e faturação eletrónica) e o SaphetyGov (solução de contratação pública – plataforma eletrónica certificada).
Rui Fontoura esclarece que “em espaço europeu a faturaçãoo eletrónica é encarada como um meio para reduzir custos e um modo de trazer mais eficiência às organizações. Na América Latina é um meio para evitar a evasão fiscal”.
“Em Portugal, a faturação eletrónica vai permitir basicamente que a fatura deixe de ser um custo adicional e aumentar a eficiência das organizações. A União Europeia entendeu que o setor público sairia muito beneficiado em termos de redução de custos e fez uma previsão de uma poupança na ordem dos dois mil milhões de euros em custos só associados às faturas”, explica o CEO da Saphety.
Em termos de números, o Estado poderá vir a poupar cerca de cinco euros em cada fatura que emite, atualmente, todo o processo de obtenção de faturas tem um custo aproximadamente de 10 a 15 euros.
Para além das vantagens económicas, a faturação eletrónica está diretamente ligada também a questões ambientais, uma vez que haverá a total eliminação do papel.
O que é uma fatura eletrónica?
De acordo com a definição que consta na Diretiva 2014/55/EU “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.
A faturação eletrónica pressupõe que os dados sejam criados com uma determinada estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador, sem necessidade de inserção manual.
Distinguir o que é faturação eletrónica é importante: “percebam bem o que estão a comprar. Enviar uma fatura como em formato PDF por email não é uma fatura eletrónica. Existe um formato próprio. Esta deve sim, ser uma preocupação das empresas. Está dado o prazo e, apesar de todas as preocupações que possam existir, não há volta a dar. Há boas soluções no mercado. As empresas só têm de a escolher e começar a trabalhar dessa forma. Não vejo que possa haver ou grande problema. O alerta que pode ser dado é na hora de escolher a solução a comprar”, conclui Rui Fontoura.
Comece já a pensar numa solução de modo a evitar constrangimentos para a sua empresa. Existem procedimentos que têm ser implementados e aprendidos. E lembre-se: a faturação eletrónica é obrigatória no formato aprovado pela União Europeia.
Prazos até…
18 de abril de 2019: este é o prazo com que os Estados-Membros contam para transpor e implementar as obrigações de fatura eletrónica nos processos de contratação pública.
18 de abril de 2020: as entidades públicas sub-centrais (regionais ou locais) podem beneficiar de um alargamento do prazo para a aplicação da Diretiva.
31 de dezembro de 2020: as PME e as microempresas serão obrigadas a emitir faturas em formato eletrónico a partir de 1 de janeiro de 2021.
