A Saphety, em conjunto com a IDC, organizou uma série de 10 webinars, que possibilitaram a partilha de experiências, a discussão dos principais desafios colocados na adoção da transformação digital nas empresas e o papel da faturação eletrónica nas empresas.
No seminário online, dedicado ao setor público, esteve presentes José Branco, administrador da Universidade Nova de Lisboa.
No caso concreto da Universidade Nova de Lisboa, José Branco sublinhou o tamanho da instituição, uma vez que esta tem 9 faculdades, um serviço de ação social e ainda a reitoria. Ou seja, um total de 11 entidades espalhadas por três campus universitários, com de cerca de 20 mil estudantes, 48 centros de investigação e que gere um orçamento de aproximadamente 184 milhões de euros e 2300 colaboradores (docentes e não-docentes). Esta é, portanto, e como o próprio administrador constatou, “uma instituição grande em dimensão e grande na complexidade de gestão”.
Em 2019, aquando da aprovação do plano estratégico, um dos objetivos era a transformação digital com o foco não só no ensino a distância, mas também na desmaterialização dos processos. É então, nesta altura, que surge a oportunidade da gestão documental e ainda da implementação da fatura eletrónica.
Como a Universidade Nova possuía um sistema complexo, tornava-se complicado o tratamento de todos os documentos que chegavam diariamente. Assim, com a implementação da faturação eletrónica, José Branco admitiu que se evitam problemas como a perda das faturas, a demora no processamento de dados, as dificuldades em ter informação fiável e atempada e diminuem-se ainda os custos associados.
A instituição de ensino superior tem ainda um longo caminho a percorrer, uma vez que, apesar de ter implementado as medidas em 2020, ainda continua em fase de adaptação. Segundo o diretor, nem tudo depende da Universidade, uma vez que os pequenos fornecedores e pequenas ou médias empresas continuam a ser bastante resistentes.
Para o diretor da Universidade Nova de Lisboa, todos os mecanismos que levam à transformação digital, pressupõem eficiência, transparência, rigor e fiabilidade, daí a necessidade de todas as organizações adotarem este tipo de comportamento.
Estas alterações, que foram implementadas no período pré-pandemia, tornaram mais fácil a missão do estabelecimento de ensino que, em março de 2020, estava já preparado para receber todo o conjunto de medidas necessárias.
Deste modo, para a implementação destas novas ações, a Universidade Nova de Lisboa contou com a Saphety que, segundo José Branco, por ser um dos 10 maiores operadores da Europa, ter uma base de clientes e fornecedores bastante grande e por possuir uma capacidade técnica igualmente significativa, se tornou no parceiro ideal.
O administrador está convicto de que princípios como a simplificação, a agilidade, a poupança e, essencialmente, a fiabilidade da informação são aspetos fulcrais que levam a que a adoção da transformação digital se torne um fator crucial na evolução do país e, especificamente no caso da Universidade Nova de Lisboa, o objetivo passa por atingir quase os 100% de desmaterialização, a partir do final de 2021.
