No próximo dia 21 de abril é o domingo de Páscoa. Todos os anos, mal inicia o ano novo o Coelho da Páscoa começa numa azáfama para ter todos os ovos prontos para serem entregues na casa de milhares de crianças por este mundo fora.
Todos os anos é sempre o mesmo problema. Logo no dia 1 de janeiro começa a contactar os fornecedores de chocolate, açúcar, papel brilhante, cestos de vime e o transporte necessário para conseguir rapidamente fazer chegar o seu produto aos seus clientes e assegurar a mesma qualidade independentemente das condições climatéricas.
Com o passar dos anos o sr. Coelho da Páscoa notou que alguns dos ovos chegavam a casa dos seus clientes amolecidos com o calor ou deformados por estarem mal-arrumados nos cestos de vime. Era chegado o momento da mudança e o sr. Coelho da Páscoa começou a pensar como poderia melhorar o processo.
Começou a analisar o mercado e viu que muita coisa havia mudado para melhor com o avanço da tecnologia. Assim sendo, logo a seguir ao domingo de Páscoa de 2018, o sr. Coelho da Páscoa, sentado na mesa a jantar com a sr.ª Coelha, teve uma ideia brilhante. Iria automatizar o seu processo de encomenda aos fornecedores bem como dinamizar a logística e a entrega dos ovos para 2019.
Para já tinha um problema de falta de espaço na sua casa. Mesmo com a diminuição da natalidade em alguns países, a demanda de ovos continua a ser muito grande e, por isso, a primeira decisão foi mudar para instalações novas e com mais espaço para a produção, armazenagem e docas para escoamento do produto.
Depois deste investimento inicial, o próximo passo era encontrar o melhor ERP para gerir os catálogos dos seus fornecedores e conseguir controlar a produção. Feito isso, passou pelo processo de convidar os seus principais fornecedores para entrarem nesta nova era tecnológica e, para espanto do sr. Coelho da Páscoa, descobriu que todos eles já trabalhavam com EDI e Faturação Eletrónica há alguns anos com a maioria dos seus clientes. O sr. Coelho da Páscoa era um dos últimos clientes que faltava entrar neste novo mundo.
Fantástico! Pensou logo o sr. Coelho da Páscoa. Contratou então um especialista em EDI (este que vos escreve) para ajudar na implementação do processo de EDI. Estava lançada a primeira pedra para uma automatização. Implementada a encomenda eletrónica, os fornecedores passaram a receber as mesmas em formato estruturado, o que permitiu rapidamente enviar a encomenda para a logística e pôr o produto encomendado logo no caminhão .
Os fornecedores, que já estavam tecnologicamente avançados, tinham implementado o envio da guia de remessa eletrónica e assim passaram, também, a enviar para a fábrica do sr. Coelho da Páscoa. Com esta mensagem foi fácil dinamizar a entrada dos produtos no armazém, onde o controle do que estava a ser entregue já não seria feito com base na encomenda, mas na guia de transporte.
Como tinha carta branca do sr. Coelho da Páscoa, implementei logo o aviso de receção da mercadoria, que permitiu ao fornecedor ter absoluta certeza do que tínhamos recebido na fábrica. A fatura eletrónica que fechava o ciclo negocial estava a ser feita não com base na encomenda, mas sim no aviso de receção da mercadoria.
Para finalizar todo o processo de automatização, o sr. Coelho da Páscoa adjudicou todo o processo de entrega dos ovos a numa empresa externa, o que irá garantir que, no próximo dia 20 de abril, o tempo que decorrerá entre o fabrico dos ovos e os mesmos chegarem aos seus clientes finais no dia seguinte, não irá ultrapassar as 12 horas, garantindo que na manhã do dia 21 de abril deste ano, a partir das 08h00, todos os lares terão ovos da Páscoa frescos e com a mesma qualidade que havia sido perdida com o passar dos anos.
Se até o sr. Coelho da Páscoa apostou na dinamização da sua produção de ovos de chocolate, por que é que muitas empresas continuam a ver isso como um custo e não como um benefício? Fica a questão no ar para ser respondida por quem saiba.
Boa Páscoa.
Wilques Erlacher
Consultor Especialista em EDI e Faturação Eletrónica e Business Development Manager
Saphety
