Entra em vigor a obrigatoriedade da faturação eletrónica para PME com contratos públicos

Ano novo, novas obrigações legais. Desde o dia 1 de janeiro de 2025, a adesão à faturação eletrónica passou a ser obrigatória para as micro, pequenas e médias empresas fornecedoras do setor público.

A evolução tecnológica tem transformado a forma como as empresas gerem os seus processos internos, e a faturação eletrónica é um exemplo marcante desta mudança. Embora se trate de uma obrigação legal, a faturação eletrónica traz vários benefícios para os negócios: melhora a comunicação entre o estado e os seus fornecedores, simplifica e agiliza o processo de faturação e permite a desmaterialização do negócio, sendo uma medida sustentável e reduzindo por conseguinte custos e burocracias prolongadas.

Em Portugal, a transição para este modelo tem sido gradual, uma vez que exige adaptações significativas nos processos de emissão e gestão de documentos fiscais. No entanto, é de salientar que a adesão à faturação eletrónica oferece vantagens como maior eficiência, redução de erros e alinhamento com as melhores práticas de sustentabilidade e competitividade no mercado global.

O governo português tem vindo a introduzir a obrigatoriedade da fatura eletrónica B2G (Business-to-Government) nos últimos anos, a par de outras obrigações para a digitalização do cumprimento do IVA no país, alinhado com os esforços da União Europeia no sentido de harmonizar a adoção da fatura eletrónica nos contratos públicos.  Nos últimos anos vários Estados-Membros, como Portugal, têm tornado obrigatória a emissão de fatura eletrónica para os fornecedores da Administração Pública. A “Fatura Eletrónica à Administração Pública” (FEAP), como é conhecida, foi introduzida para agilizar os processos de faturação e melhorar a eficiência nas transações entre as empresas e o setor público.

As empresas que não possuam contratos com o Estado e/ou entidades públicas não serão obrigadas a adotar a faturação eletrónica certificada em 2025, dado que as faturas em PDF convencional continuarão a ser aceites para fins legais até ao final deste ano. No entanto, a preparação para a implementação da faturação eletrónica só traz vantagens, uma vez que garante que a empresa estará apta a celebrar contratos mais relevantes que exijam este tipo de faturação. Além disso, é provável que essa obrigatoriedade venha a ser aplicada a todas as empresas e negócios futuramente.

Quais os prazos em vigor para a faturação eletrónica B2G em Portugal?  

Desde 2019 que todas as entidades da administração pública são obrigadas a receber faturas eletrónicas no formato estruturado CIUS-PT. Adicionalmente, desde 1 de janeiro de 2021, todas as grandes empresas fornecedoras da administração pública devem emitir faturas eletrónicas no mesmo formato.

Qual é o enquadramento da faturação eletrónica B2G em Portugal?  

Em Portugal, o Decreto-Lei 111-B/2017 e alterações posteriores estabeleceu o início da obrigatoriedade de emissão, receção e processamento de fatura eletrónica nos contratos públicos. A ESPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) é a entidade portuguesa responsável pela implementação e gestão da faturação eletrónica B2G.  

Esta obrigação está também presente no Código dos Contratos Públicos e obriga os fornecedores da Administração Pública a emitir todas as faturas às entidades do setor público em formato eletrónico. Excluíram-se os contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança e os contratos celebrados por ajuste direto simplificado (contratos inferiores a 5.000 euros).  

A implementação deste regime foi gradual, iniciando-se com a obrigatoriedade de receção de fatura eletrónica pela Administração Pública em abril de 2019. Seguiu-se a introdução faseada da obrigatoriedade de emissão de fatura eletrónica para fornecedores da Administração Pública, começando pelas grandes empresas em Janeiro de 2021. O calendário de implementação foi adiado diversas vezes para pequenas, médias e microempresas. Atualmente, apenas as grandes empresas são obrigadas a emitir faturas eletronicamente.  

O que é uma fatura eletrónica B2G?  

 
Uma fatura eletrónica, de acordo com a Diretiva da UE sobre a faturação eletrónica nos contratos públicos, é uma fatura emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado.  

A faturação eletrónica requer a criação de dados de forma estruturada e a sua transmissão do sistema do fornecedor para o sistema do comprador de forma automatizada. Com isso, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública.  

De acordo com a legislação portuguesa, o modelo da fatura eletrónica a adotar é o modelo de dados semânticos proposto para o standard português conhecido como CIUS-PT. Não há obrigatoriedade de envio de documento PDF anexado à fatura eletrónica. A fatura em formato PDF não é considerada fatura eletrónica por não cumprir as normas europeias.  

Os fornecedores também devem arquivar as faturas eletrônicas e garantir que estas estejam disponíveis pelo período legal de 10 anos.  

Quais são as consequências do não cumprimento desta legislação?  

Considerando a obrigatoriedade geral de emissão de fatura eletrónica no setor B2G, é possível identificar quatro principais consequências jurídicas do incumprimento desta obrigação legal:  

• Cumprimento judicial da obrigação: uma fatura que não cumpra as regras da fatura eletrónica B2G infringe uma obrigação legal, podendo o emitente ser obrigado a cumprir essa obrigação por via judicial;
• Falta de pagamento da fatura: o contratante público deve recusar-se a pagar uma fatura não conforme por constituir violação das regras aplicáveis ao pagamento da despesa pública;
• Incapacidade de exigir o pagamento: o fornecedor não poderá exigir o cumprimento do contrato por parte do devedor desde que não tenha sido observada a forma jurídica estabelecida.  
• Incumprimento do contrato: se o contrato incluir também a obrigação legal de emissão e receção de fatura eletrónica no CIUS-PT, o incumprimento pode levar a um incumprimento adicional do contrato e à aplicação de sanções contratuais. Em última análise, também pode resultar no cancelamento do contrato e impedir a participação em futuros processos de contratação pública.  

Antecipe-se à legislação e torne a sua empresa mais competitiva através da adoção da faturação eletrónica. 

Consulte aqui os planos mensais que a Sovos Saphety disponibiliza, a partir de 2 faturas mensais, ou fale connosco para mais informações.   

Para mais informações, contacte-nos.