No passado dia 28 de dezembro foi publicado o Decreto-Lei n.º 123/2018 que alargou o prazo para os organismos da Administração Pública terem implementado um processo de receção de faturas eletrónicas em dados.
De uma forma geral, há dois grandes marcos nos novos prazos. Até 18 de abril de 2019 o sector Estado e os Institutos devem ter um processo implementado e até 18 de abril de 2020 as restantes instituições, onde os hospitais estão incluídos.
Não quero estar a aprofundar ou abrir um debate sobre este novo Decreto-Lei, mas sim partilhar uma visão sobre o impacto deste novo decreto nos fornecedores do sector saúde na Administração Pública.
À primeira vista, o fornecedor pode pensar que 2020 ainda é uma data muito distante e muita coisa pode acontecer até lá. Permita-me discordar, pois 2020 é já daqui a uns dias. Quando chegar esta data, não serão impactados somente os grandes fornecedores de medicamentos e dispositivos médicos. Todos, mas mesmo todos os fornecedores, sejam eles de produtos ou serviços, deverão ter implementado um processo de envio de faturas eletrónicas em dados. A partir do dia 19 de abril de 2020 os hospitais deixam de receber papel ou facturas em PDF (quer estejam assinados digitalmente ou não).
Este processo tem muito impacto dos dois lados. Mais uma vez, pensam que basta implementar a fatura e já está, afinal a lei só fala neste documento. Porém é preciso compreender que os hospitais públicos portugueses tomaram uma decisão diferente e querem que o fornecedor implemente com eles um processo muito mais completo onde além da fatura, inclui o alinhamento dos dados com a atualização do catálogo de produtos do fornecedor no hospital, o envio da encomenda e a receção da guia de transporte em formato de dados.
A fatura será um “gatilho”, mas não deve ser vista como o único item a ser implementado. O facto de o fornecedor poder atualizar o seu catálogo junto do hospital, passar a receber a encomenda e integrá-la automaticamente no seu ERP é sem duvida uma mais valia para o fornecedor. O envio da guia de transporte, em formato electrónico, vai ajudar o hospital a rapidamente saber o que será entregue e acelerar o processo de controle de entrada dos produtos no armazém. Isso significa que o produto fornecido chegará mais rápido a cada serviço que fez o pedido, dentro do hospital.
Minimizar um processo tão amplo e tão completo pensando somente na implementação da fatura é redutor, incompleto e não é isso que os hospitais querem ver a funcionar. O universo de fornecedores que deverão estar prontos a trabalhar em EDI e faturação com os hospitais é muito elevado. Deixar para pensar nisso somente a partir de 2020 vai criar sérios constrangimentos nos parceiros tecnológicos que intermedeiam estes documentos.
Volto a recuperar uma frase que disse noutro artigo: “Se deixar para pensar nisso só quando estiver próximo do final do prazo, vai pagar caro, comer cru e quente.”
Wilques Erlacher, Consultor, Especialista em EDI e Faturação Eletrónica e Business Development Manager na Saphety
wilques.erlacher@saphety.com
