A visão da Inteligência Artificial sobre a Faturação Eletrónica
Questionámos alguns dos modelos de linguagem baseados em Inteligência Artificial (IA), incluindo o ChatGPT, quanto à sua visão sobre a faturação eletrónica na relação entre empresas na atualidade. Embora as conclusões não surpreendam, incluem reflexões sobre as quais a maioria das empresas ainda não se terá debruçado.
Para a IA, as faturas, enquanto documentos estruturados que contêm informações financeiras importantes, podem ser processadas e analisadas sob diferentes abordagens e finalidades, com recurso à tecnologia existente, nomeadamente:
Reconhecimento e captura de texto: através de algoritmos de IA é possível extrair os dados mais relevantes nas faturas, como é o caso do nome e endereços de comprador e fornecedor, números da fatura, datas, itens de linha, quantidades, preços e valores totais. A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR, Optical Character Recognition) é frequentemente utilizada para converter faturas digitalizadas ou impressas em texto legível por qualquer dispositivo.
Validação e verificação de dados: os sistemas de IA podem verificar os dados extraídos e validá-los, tendo em conta padrões pré-definidos. Isto envolve verificar se os dados da fatura correspondem aos formatos esperados, validar números e datas da fatura e verificar a precisão dos valores calculados. Discrepâncias, erros ou anomalias nos dados são então sinalizados para revisão e análise manual de forma a proceder à sua correção.
Categorização e classificação: a IA pode categorizar faturas com base em diferentes critérios pré definidos, como por exemplo o tipo de fornecedor, pedido de compra associado, finalidade da fatura ou categorias específicas do setor. Esta categorização ajuda a organizar e gerir grandes volumes de faturação com maior eficiência, uma mais valia sobretudo para empresas de grande dimensão.
Estado do pagamento: é possível realizar a monitorização do estado do pagamento das faturas utilizando a IA, permitindo aos utilizadores interessados aceder de forma visual aos vários estados do ciclo de pagamento: se uma fatura foi paga, parcialmente paga ou se permanece pendente. Relevantes são também as informações que a IA pode produzir acerca das tendências de pagamento, pagamentos atrasados e possíveis problemas de cashflow, com base no histórico de transações.
Deteção de fraudes: a IA utiliza várias técnicas como é o caso da deteção de anomalias e reconhecimento de padrões, para posteriormente identificar possíveis atividades fraudulentas em faturas. Padrões incomuns, alterações suspeitas nos detalhes da fatura ou dados inconsistentes podem ser sinalizados para uma análise manual adicional, evitando desta forma fraudes na fatura e/ou perdas financeiras.
Automatização do fluxo de trabalho: a IA pode simplificar o fluxo de trabalho relacionado com o processamento de faturas isto graças à automatização das tarefas mais rotineiras. Por exemplo, a associação automática entre faturas e ordens de compra ou contratos correspondentes, encaminhar faturas para aprovação com base em regras pré-definidas e iniciar processos de pagamento.
Análise de previsão: a IA pode aproveitar os dados presentes no histórico de faturas para realizar análises que permitem previsões, nomeadamente sobre comportamentos de pagamento futuros, padrões de fluxo de caixa ou possíveis atrasos de pagamento.
Verificação de conformidade fiscal: A IA verificará se os documentos estão em conformidade com as leis e regulamentos fiscais vigentes, garantindo que todos os requisitos legais sejam cumpridos.
Geração e envio automático: Após a análise e verificação bem-sucedidas, a IA poderá gerar automaticamente novas faturas eletrónicas ou responder a solicitações de faturas de acordo com os requisitos do cliente.
Em resumo, a Inteligência Artificial interpreta as faturas como uma fonte fidedigna de informações financeiras valiosas. Ao tomarmos partido das diversas técnicas e vantagens da IA as empresas podem otimizar a eficiência, a precisão e os insights obtidos com o processamento de faturas.
A IA, aliada à faturação eletrónica, será cada vez mais um vector crucial no aumento da performance e resultados das empresas, sejam elas micro, PME ou de grande dimensão, contribuindo para uma maior competitividade no mercado.
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