Faturação eletrónica B2G na Polónia

Tipo de CTC
A validação (clearance) de faturas eletrónicas através do KSeF ou do PEF para transações B2G realizadas com instituições públicas entrará em vigor em fevereiro de 2026 para contribuintes cujo volume de negócios exceda 200 milhões de PLN (aprox. 46 milhões de EUR) em 2024, e em abril de 2026 para todos os restantes.

Rede
A emissão de faturas eletrónicas é possível tanto via PEF como via KSeF.
No caso de B2G, a fatura eletrónica será emitida no PEF e automaticamente transferida para o KSeF para atribuição de um número KSeF. A fatura PEF ficará visível no KSeF no separador apropriado para faturas PEF, e a informação relativa ao número KSeF atribuído estará disponível no PEF.

Formato
Formato PEF (em conformidade com a Norma Europeia EN-16931-1:2017) ou formato KSeF que suporta faturas XML (de acordo com a estrutura lógica FA_VAT).

Requisito de Assinatura Eletrónica
Uma assinatura eletrónica qualificada ou um selo eletrónico qualificado são um dos meios que os contribuintes devem utilizar para autenticação no KSeF.
A integridade e autenticidade da fatura são asseguradas através da emissão de faturas eletrónicas estruturadas via KSeF.

Requisito de Arquivo
10 anos.

Faturação eletrónica B2B na Polónia

Tipo de CTC
A validação (clearance) de faturas eletrónicas através do KSeF para transações realizadas por contribuintes com sede ou estabelecimento estável na Polónia (sendo que, neste último caso, o estabelecimento estável deve participar na operação para a qual a fatura é emitida) entrará em vigor em fevereiro de 2026 para contribuintes cujo volume de negócios exceda 200 milhões de PLN (aprox. 46 milhões de EUR) em 2024, e em abril de 2026 para todos os restantes contribuintes.

Rede
Rede centralizada em que a troca de faturas eletrónicas é processada através da plataforma KSeF disponibilizada pelo Ministério das Finanças.

Formato
XML de acordo com a estrutura lógica FA_VAT.

Requisito de Assinatura Eletrónica
A assinatura eletrónica qualificada ou o selo eletrónico qualificado são um dos meios que os contribuintes devem utilizar para autenticação no KSeF.
A integridade e autenticidade da fatura são asseguradas através da emissão de faturas eletrónicas estruturadas via KSeF.

Requisito de Arquivo
10 anos.

Regulamentação da fatura eletrónica na Polónia

A conformidade fiscal é monitorizada e regulada pelo Ministério das Finanças, particularmente pela Administração Nacional de Receitas. Após a implementação das alterações SAF-T na Polónia na forma de JPKs (Jednolity Plik Kontrolny), o Ministério das Finanças está atualmente a revolucionar o sistema de faturação, introduzindo a plataforma centralizada Krajowy System E-Faktur (KSeF) para a transmissão de faturas eletrónicas estruturadas.
Desde 2019, as entidades públicas na Polónia são obrigadas a receber e processar faturas eletrónicas. Embora atualmente opcional para os fornecedores de entidades públicas, a transmissão de faturas eletrónicas será obrigatória para transações B2G e B2B quando o mandato for implementado em 2026.

KSeF Polónia: Sistema Nacional de Faturação Eletrónica

A Polónia introduziu um sistema nacional de faturação eletrónica chamado KSeF (Krajowy System e-Faktur), que é uma plataforma centralizada para a emissão e troca de faturas eletrónicas com um formato estruturado, conhecido como FA_VAT. A data de entrada em funcionamento para emissão e receção de faturas através do KSeF foi adiada três vezes desde que foi originalmente anunciada. Uma vez em operação, compradores e fornecedores em transações B2B e B2Gserão obrigados a emitir e receber faturas eletrónicas através da plataforma KSeF.
Embora a faturação eletrónica através do KSeF tenha estado disponível de forma voluntária (conhecida como KSeF 1.0), o Ministério das Finanças polaco implementou várias alterações ao sistema com o KSeF 2.0, previsto para lançamento em fevereiro de 2026. Esta versão atualizada inclui funcionalidades como faturação eletrónica B2C opcional, modo permanente “offline24”, suporte para anexos e adiamento de certas obrigações relacionadas com o KSeF.
Saiba mais sobre o KSeF 2.0, as principais alterações e a sua implementação no nosso blog.

Faturação eletrónica B2B na Polónia

A emissão de faturas eletrónicas através do KSeF tem sido voluntária para as empresas desde 1 de janeiro de 2022, permitindo que os fornecedores emitam faturas eletrónicas via KSeF. No entanto, os compradores ainda podem solicitar recebê-las noutro formato fora do KSeF.

Esta situação mudará quando a faturação eletrónica via KSeF se tornar obrigatória em 2026 para a maioria das empresas na Polónia – nomeadamente para contribuintes de IVA registados que tenham sede ou estabelecimento estável na Polónia (se, neste último caso, o estabelecimento estável participar no fornecimento para o qual a fatura é emitida).

Faturação eletrónica B2G na Polónia

O portal próprio da Polónia, PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania), está em funcionamento desde 2019. O seu objetivo é centralizar e facilitar a transmissão de faturas eletrónicas B2G, permitindo que empresas privadas e entidades públicas emitam e recebam faturas eletrónicas. Desde 18 de abril de 2019, todas as entidades públicas na Polónia são obrigadas a registar-se no PEF e a receber faturas eletrónicas estruturadas.

Quando o mandato entrar em vigor, os sistemas PEF e KSeF irão fundir-se, permitindo que a faturação eletrónica em transações B2G seja possível tanto via PEF como via KSeF. As faturas B2G também terão de receber um ID único KSeF.

Por exemplo, os contribuintes poderão utilizar funcionalidades disponíveis no KSeF, como a validação semântica da fatura eletrónica. As autoridades fiscais poderão aceder a estas faturas, independentemente de terem sido emitidas através do PEF ou do KSeF. Portanto, será possível continuar a emitir faturas B2G via PEF e de acordo com o standard de fatura eletrónica do PEF.

Cronologia: adoção da faturação eletrónica na Polónia

A implementação da faturação eletrónica na Polónia foi feita por fases. Segue-se uma breve cronologia da adoção da faturação eletrónica no país:

• Outubro 2021: Início do período de testes do KSeF

• Dezembro 2021: Fim do período de testes do KSeF

• 1 de janeiro 2022: Início do uso voluntário do KSeF

• 17 de junho 2022: A Polónia recebeu a decisão derogatória da Diretiva do IVA para introduzir a faturação eletrónica obrigatória via KSeF

• 1 de dezembro 2022: O Ministério das Finanças publica o projeto de lei que altera a Lei do IVA relativamente à implementação obrigatória da faturação eletrónica

• 15 de março 2023: A Polónia publica o segundo projeto de lei que altera a Lei do IVA, incluindo alterações ao KSeF

• 16 de junho 2023: O Ministério das Finanças publica a lei que altera a Lei do IVA

• 1 de fevereiro 2026: Entrada em vigor do KSeF para contribuintes cujo volume de negócios exceda 200 milhões PLN (aprox. 46 milhões EUR) em 2024

• 1 de abril 2026: Entrada em vigor do KSeF para todos os contribuintes, exceto empresas com vendas mensais até 10.000 PLN (aprox. 2.300 EUR)

• 1 de janeiro 2027: Empresas com vendas mensais até 10.000 PLN (aprox. 2.300 EUR) devem emitir faturas eletrónicas via KSeF

• 1 de janeiro 2027: Aplicação de sanções e penalidades financeiras por erros relacionados com o KSeF, proibição de emissão de faturas de caixa fora do KSeF e obrigação de indicar o número KSeF nos pagamentos de faturas eletrónicas

• 1 de julho 2030: Empresas polacas registadas para efeitos de IVA devem cumprir os requisitos do VAT in the Digital Age (ViDA), incluindo faturação eletrónica obrigatória e reporte digital para transações B2B intracomunitárias

Para uma cronologia detalhada sobre a faturação eletrónica na Polónia, consulte este blog.

Benefícios da faturação eletrónica

Embora as empresas venham a ser legalmente obrigadas a usar faturas eletrónicas, existem benefícios que os contribuintes podem aproveitar em comparação com a faturação em papel tradicional, tais como:

• Redução de custos: Menor uso de papel, portes e trabalho manual

• Poupar tempo: Faturas eletrónicas utilizam formatos padronizados e processos automatizados

• Conveniência: As faturas eletrónicas aumentam a interoperabilidade entre empresas

• Maior segurança: Autenticação e validação asseguram a autenticidade das transações e das faturas correspondentes

Saiba mais sobre a solução de faturação eletrónica da Sovos.

Como escolher o software de faturação eletrónica adequado na Polónia

Não basta aceitar um software que suporte faturação eletrónica sem adaptá-lo às normas e regras locais, frequentemente em mudança, correndo o risco de apenas se ajustar ao novo “status quo” quando este entra em vigor.
Embora a funcionalidade seja importante, é também essencial ter em consideração o futuro ao escolher o fornecedor ideal de software de faturação eletrónica.
As empresas internacionais devem olhar para o quadro de conformidade mais amplo, indo além dos mandatos locais para garantir que cumprem as suas obrigações em todos os mercados onde operam. Isto pode ser exigente em termos de recursos, especialmente quando se consideram as atualizações regulamentares em múltiplas jurisdições.
É por isso que é fundamental trabalhar com um fornecedor global, como a Sovos.

Futuro da faturação eletrónica na Polónia

O futuro da faturação eletrónica é claro: a Polónia caminha para uma implementação abrangente. Um mandato entrará em vigor em fevereiro de 2026 e tornar-se-á obrigatório para muitos contribuintes. No entanto, a implementação do VAT in the Digital Age (ViDA) não pode ser esquecida ao considerar o futuro da faturação eletrónica na Polónia. Projetado para digitalizar o sistema de IVA na UE, o ViDA trará novas alterações à forma como os contribuintes no país realizam negócios.
O futuro da faturação eletrónica e da fiscalidade em geral poderá mudar em toda a União Europeia, mas a Sovos pode fornecer à sua organização a consistência e a tranquilidade necessárias. Guarde esta página para se manter atualizado sobre os últimos desenvolvimentos que possam afetar a forma como conduz os seus negócios.

Obrigações adicionais de conformidade com o IVA na Polónia

Estar atento aos próximos requisitos de faturação eletrónica é importante, mas também é crucial lembrar outras obrigações que a sua empresa pode enfrentar ao cumprir as regras de IVA na Polónia.
Enquanto se adapta à pressão da implementação da faturação eletrónica, os contribuintes devem manter atenção à conformidade geral do IVA e ao atual mandato SAF-T na Polónia.
As consequências da não conformidade podem mudar o rumo das empresas de forma significativa, mas a Sovos está aqui para ajudar a manter-se em dia com as suas obrigações.

Implementação da faturação eletrónica na Polónia com a Sovos

A Sovos orgulha-se do seu software de controlo contínuo de transações (CTC), concebido para clientes que precisam de manter-se a par das obrigações fiscais onde quer que operem – mesmo à medida que as regulamentações evoluem.
Os contribuintes estabelecidos na Polónia estão plenamente conscientes das exigências em constante evolução da conformidade, com transações B2B e B2G a exigir faturação eletrónica.
À medida que os CTCs e a faturação eletrónica ganham relevância a nível global, nunca houve melhor momento para encontrar um parceiro de conformidade que compreenda as regras em vigor e que já antecipe o que está por vir. A Sovos é o fornecedor em quem pode confiar.

A solução de conformidade de faturação eletrónica da Sovos foi implementada pela Brown-Forman, que procurava aliviar a carga de conformidade do seu departamento de TI. A Brown-Forman conseguiu realocar os seus recursos para funções essenciais do negócio com tranquilidade, sabendo que a Sovos garantia o cumprimento dos requisitos de faturação eletrónica.

FAQ

A faturação eletrónica é obrigatória na Polónia?
A faturação eletrónica é obrigatória na Polónia para o setor público, que deve ser capaz de receber faturas eletrónicas em transações B2G. Esta situação mudará quando a faturação eletrónica B2G e B2B se tornar obrigatória através do KSeF a partir de fevereiro de 2026 para os maiores contribuintes e em abril de 2026 para os restantes. A faturação eletrónica B2C será opcional.

O reporte eletrónico é obrigatório na Polónia?
Os contribuintes serão obrigados a reportar eletronicamente informações específicas através do KSeF, por exemplo, em transações transfronteiriças. Na prática, a faturação eletrónica e o reporte eletrónico são realizados da mesma forma.
A Sovos dispõe da primeira solução global para conformidade em faturação eletrónica, incluindo funcionalidades de reporte eletrónico.

O arquivo eletrónico é obrigatório na Polónia?
Sim, o arquivo de faturas é obrigatório na Polónia. Quando o KSeF se tornar obrigatório em fevereiro de 2026, as faturas serão automaticamente armazenadas no sistema KSeF durante 10 anos, embora seja aconselhável que as empresas mantenham também os seus próprios arquivos.

Quais são as regras de emissão de faturas na Polónia?
A Lei do IVA polaca determina que as faturas devem ser emitidas em duplicado, sendo uma cópia enviada ao cliente. As faturas não podem ser emitidas antes de 30 dias da data de entrega dos bens ou da prestação dos serviços, nem depois do 15.º dia do mês seguinte ao da entrega.

As faturas de IVA devem conter vários elementos exigidos pela autoridade tributária, incluindo:

• Data de emissão

• Número de identificação único

• Nome completo e morada do comprador e do vendedor

• Descrição do tipo e quantidade dos bens fornecidos ou do tipo e extensão dos serviços prestados

• Data da transação

• Taxa de IVA e montante a pagar

Com a implementação da faturação eletrónica obrigatória, passam a ser exigidos dados adicionais para cumprir o esquema da fatura.

A Polónia tornará a faturação eletrónica B2B obrigatória?
O envio e a receção de faturas eletrónicas para transações B2B e B2G através do KSeF na Polónia tornar-se-ão obrigatórios a partir de fevereiro de 2026 para contribuintes cujo volume de negócios exceda 200 milhões de PLN (aprox. 46 milhões de EUR) em 2024 – e a partir de abril de 2026 para todos os contribuintes.

O que é o KSeF na Polónia?
O KSeF (Krajowy System e-Faktur) é o sistema nacional de faturação eletrónica da Polónia, consistindo numa plataforma centralizada para a emissão e troca de faturas eletrónicas. As faturas eletrónicas devem seguir um formato estruturado, conhecido como FA_VAT.

O código QR é obrigatório para a faturação eletrónica na Polónia?
Os códigos QR de acesso serão obrigatórios nas faturas partilhadas fora do KSeF com as contrapartes, quer sejam emitidas em modo online ou offline. Além disso, será exigido um segundo código QR baseado no certificado KSeF para faturas emitidas em modo offline em determinadas circunstâncias.

A faturação eletrónica irá substituir o SAF-T na Polónia?
A faturação eletrónica não substituirá completamente o SAF-T (JPK – Jednolity Plik Kontrolny) na Polónia, mas eliminará a necessidade de reporte JPK_FA para faturas emitidas através do KSeF. O JPK_FA é um ficheiro eletrónico normalizado que contém dados de faturas de vendas e que as empresas polacas devem submeter às autoridades fiscais quando solicitado.

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