O que mudou para os fornecedores do setor público a 1 de janeiro de 2023?

 
Ano novo, novas obrigações legais. A partir do dia 1 de janeiro de 2023, a adesão à faturação eletrónica passou a ser obrigatória para as micro, pequenas e médias empresas fornecedoras do setor público.
 
Embora se trate de uma obrigação legal, a faturação eletrónica traz vários benefícios para os negócios: melhora a comunicação entre o estado e os seus fornecedores, simplifica e agiliza o processo de faturação e permite a desmaterialização do negócio, sendo uma medida sustentável e reduzindo por conseguinte custos e burocracias prolongadas.Anunciamos 3 novidades fiscais relevantes a decorrer em 2023:
 

1. Implementação da Fatura Eletrónica para pequenas e médias empresas

 
Segundo o Decreto-Lei n.º 42-A/2022, de 30 de junho, (https://dre.pt/dre/detalhe/decreto-lei/42-a-2022-185452470), todos os fornecedores da Administração Pública – quer sejam pequenas e médias empresas, microempresas ou entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes -, tiveram obrigatoriamente de aderir à faturação eletrónica a partir do dia 1 de janeiro de 2023, no âmbito da execução de contratos públicos.
 

Para que as faturas sejam consideradas válidas conforme a lei, há alguns requisitos obrigatórios a cumprir, alguns já em vigor, outros adiados para 2024.

– Utilizar um programa certificado de faturação (em vigor)

Os programas de faturação certificados permitem que a poupança tempo e dinheiro ao entregarem as faturas aos clientes por e-mail, de forma segura e fiável. Estes programas de faturação têm de ser obrigatoriamente certificados pela Autoridade Tributária.
 

– Sistema de intercâmbio eletrónico de dados (em vigor)

O sistema de intercâmbio eletrónico de dados – EDI (Electronic Data Intercharge) é um processo entre dois sistemas informáticos que permite às empresas trocar faturas utilizando mensagens e protocolos de comunicação, sem que seja necessária intervenção humana. O EDI deve ser utilizado para garantir a autenticidade dos documentos fiscais, desde que as entidades outorguem um “Acordo-tipo EDI europeu”.
 

– Assinatura digital qualificada e selo eletrónico qualificado (adiado para 2024)

A obrigação da assinatura digital qualificada e do selo eletrónico qualificado foram adiados mais um ano, pelo que a utilização de uma destas opções para garantir a credibilidade dos seus documentos fiscais eletrónicos, passará a ser um requisito obrigatório somente a partir de 1 de Janeiro de 2024.
 

Enquanto o selo eletrónico qualificado contém informação encriptada que identifica o titular que assina os documentos, a assinatura digital qualificada contém os dados sobre a pessoa que assina os mesmos.
 

2. Atualização de prazos relativos ao Ficheiro SAF-T

 
O Ficheiro SAF-T é um documento onde está presente a faturação mensal de cada empresa, que permite uma exportação fácil de um conjunto de registos contabilísticos num formato legível. A adoção do mesmo permite ainda às empresas receberem informação de serviços relevantes.
 
Este ano, a comunicação do Ficheiro SAF-T de faturação mensal às Finanças tem um novo prazo. Ao contrário de 2022, em que o prazo de emissão era até ao dia 12 de cada mês, em 2023 será até ao dia 5 do mês seguinte ao dia da emissão de documentos. No entanto, caso haja um esquecimento na entrega e o prazo seja ultrapassado, é possível entregar o Ficheiro SAF-T até ao dia 8 do mês, sem quaisquer penalizações.
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3. Obrigatoriedade do Código ATCUD nos documentos fiscais

O código ATCUD passa também a integrar obrigatoriamente os documentos fiscais de forma a facilitar e simplificar todo o processo de comunicação dos mesmos à Autoridade Tributária. Este é um código único que permite identificar um documento fiscal independentemente do tipo e da série utilizada, e deverá ficar localizado diretamente acima do QR Code. No caso de o documento ter mais de uma página, deve constar em todas, sem exceção.
 
Pode informar-se aqui sobre o código ATCUD nas faturas, já em vigor: https://www.saphety.com/blog/atcud-obrigatoriedade-a-partir-de-dia-1-de-janeiro-2023
 
A sua empresa já tem as ferramentas necessárias para cumprir os novos requisitos?
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