Faturação Eletrónica PEPPOL: a explicação do que é e como funciona
A adoção global da faturação electrónica está tornar-se cada vez mais rápida. Os governos por todo o mundo estão a pressionar as empresas para que adotem a faturação eletrónica com o objetivo de transformar digitalmente os sistemas nacionais e, muitas vezes, para colmatar a disparidade do IVA.
Embora muitos países tenham introduzido a obrigatoriedade da faturação eletrónica para digitalizar os controlos fiscais, os requisitos e sistemas implementados por cada país muitas vezes não conseguem alinhar-se uns com os outros. Isto torna complexo para as organizações multinacionais cumprirem com as suas obrigações de faturação eletrónica.
Para melhorar a interoperabilidade, os países Asiáticos e Europeus estão a adoptar o PEPPOL, um quadro criado para simplificar a interoperabilidade da faturação electrónica e de outros documentos de aquisição. Mas o que é exatamente? Este blog tem todas as informações que precisa para entender.
O que é o PEPPOL
O Peppol começou em 2008 como um esforço para padronizar os contratos públicos nos governos de toda a União Europeia. É um quadro composto por especificações que permitem a contratação eletrónica transfronteiriça e um método de envio de faturas aos clientes. O Peppol integra processos de negócios criando um padrão standart na forma como as informações são estruturadas e trocadas.
Nos últimos anos, o Peppol expandiu a sua obrigatoriedade para incluir a APAC. Singapura foi o primeiro país asiático a estabelecer uma autoridade Peppol. Além de estar estabelecido na Europa, está atualmente também na Austrália, Japão, Malásia e Nova Zelândia.
O que faz e o que significa
Peppol é a abreviatura de Pan-European Public Procurement On-Line, visto que foi inicialmente uma iniciativa europeia.
Embora a receção de faturas eletrónicas tenha sido obrigatória por lei para todas as entidades do setor público na UE desde abril de 2020, sendo o Peppol uma das opções escolhidas por muitos países para implementar tal obrigação e o nome do Peppol deriva do seu serviço europeu, a norma está agora a ser adotada fora do sindicato. A Malásia e Singapura são dois dos países não europeus que adotaram o Peppol nos últimos anos, por exemplo.
Como funciona o PEPPOL
O Peppol é uma norma à escala da UE para a troca de documentos eletrónicos, como faturas eletrónicas, mas isso não explica como funciona realmente.
A União Europeia estabeleceu padrões para a faturação eletrónica. Assim, a faturação eletrónica deve atender às especificações exigidas e, na maioria dos casos, ser enviados através da sua rede. A maioria das entidades do setor público na UE são obrigadas a receber essas faturas, através de um método uniforme e universal de faturação de transações B2G em toda a região.
Vale ressaltar que embora o setor público seja obrigado a receber essas faturas em alguns casos, elas também podem ser enviadas a empresas para transações B2B. O Peppol permite a troca eletrónica eficiente de faturas eletrónicas, pedidos de compra e outros documentos comerciais, quer seja uma empresa privada ou uma organização pública.
As faturas Peppol são enviadas ao destinatário através de um ponto de acesso Peppol. Este liga-se à rede Peppol e vem de um provedor de serviços aprovado, o que permite que as empresas troquem documentos eletronicamente com outras organizações através de um ponto de acesso.
O Peppol conecta organizações através de uma rede de provedores de serviços credenciados pelo Peppol. Removem-se assim barreiras ao comércio eletrónico criadas por redes fechadas como o caso do 3-corner.
O que é uma autoridade PEPPOL
Para garantir que os referidos Pontos de Acesso cumprem as normas e regulamentos estabelecidos, dispomos de autoridades oficiais. Estas também existem para “definir requisitos nacionais para a concepção e conteúdo dos documentos Peppol”, de acordo com o próprio PEPPOL.
Existem atualmente 17 autoridades Peppol, todas elas organismos nacionais – exceto uma. A OpenPeppol é a única autoridade que não está vinculada a um país, pois atua como Autoridade Peppol oficial em jurisdições onde não existe autoridade.
O porquê de utilizar o PEPPOL
A implementação generalizada torna-o uma opção atraente para muitos. Considerando a variedade de abordagens à faturação eletrónica entre países, o apelo da Peppol é a padronização e a interoperabilidade do intercâmbio global de documentos eletrónicos.
Ter um conjunto de padrões comuns para a transferência de documentos eletrónicos para cada país onde uma organização conduz negócios torna o processo mais simples – e reduz a possibilidade de erros.
Padronizar a forma como as informações são estruturadas e trocadas torna-as mais seguras. Além de faturas e pedidos de compra, o Peppol tem potencial para automatizar a troca de qualquer tipo de documento comercial, entre qualquer organização, em qualquer lugar do mundo.
Que países utilizam o PEPPOL
O PEPPOL tem atualmente 37 países membros, 29 dos quais estão na Europa. Fora da Europa, os países que implementaram os padrões Peppol incluem:
- Austrália
- Japão
- Malásia
- Nova Zelândia
- Singapura
PEPPOL corner models
Os Corner Models são estruturas para transações digitais. Existem múltiplas abordagens, embora a estrutura básica do PEPPOL seja o 4-corner model.
3-Corner model na Faturação Eletrónica
Agora considerado um modelo antigo, o modelo de três cantos para faturação eletrónica exigia que remetentes e destinatários fossem conectados através de um único provedor de serviços. Os compradores muitas vezes decidiam qual provedor de serviços queriam utilizar, o que significa que os fornecedores tinham que usar vários sistemas para darem resposta a todos os clientes.
4-Corner model na Faturação Eletrónica
Uma versão mais atualizada da versão anterior é o modelo de faturação eletrónica 4-corners que conecta quatro entidades. Os 4-corners são:
- Emissor
- Ponto de Acesso do Emissor
- Ponto de Acesso do Recetor
- Recetor
A introdução dos Pontos de Acesso protege as transações, garantindo que a comunicação dos documentos é enviada e recebida corretamente, utilizando validação de documentos, procedimentos Know Your Customer (KYC) e muito mais.
5-Corner model para CTC
Assim como visto em Singapura, o Peppol também possui um modelo de 5-corners. Esta abordagem acrescenta mais um aspecto ao modelo tradicional, sendo a plataforma central da Autoridade Tributária/Governo. Esta estrutura é conhecida como Peppol CTC.
O modelo de 5-corners permite que as autoridades fiscais tenham acesso quase em tempo real às faturas e garante que a informação fiscal é transferida corretamente.
A critério do governo aplicável, a plataforma central pode validar documentos antes de serem enviados ao destinatário ou permitir que prestadores de serviços certificados validem estes documentos, o que serve como repositório para as faturas eletrónicas.
Projeto piloto PEPPOL ViDa
Este projeto piloto estabelecido pela OpenPeppol demonstra que as especificações de rede e de faturação eletrónica também podem ser utilizadas para cumprir os requisitos de relatórios digitais da proposta ViDa da União Europeia.
O projeto está aberto às autoridades/administrações fiscais da UE, prestadores de serviços e utilizadores finais.
A Sovos participa neste projeto piloto. Somos um membro respeitado, atuando como fornecedores na Malásia e em Singapura.
Saiba mais sobre a adoção da fatura eletrónica e as suas diversas regras e regulamentos no nosso Guia de Faturação Eletrónica. Para obter ajuda no cumprimento dos requisitos da Faturação Eletrónica e outras considerações fiscais, considere a nossa solução Compliance Cloud.
